Những sai sót khi thực hiện quyết toán thuế là điều không thể tránh khỏi. Kế toán các doanh nghiệp sẽ gặp phải không ít nhầm lẫn do chưa am hiểu rõ và sâu những quy định khi quyết toán thuế. Dưới đây là những sai sót khi quyết toán thuế, kế toán các doanh nghiệp cần lưu ý.
1. Các khoản chi cho dịch vụ ăn uống tiếp khách
Sai sót khi quyết toán thuế thường gặp đầu tiên liên quan đến các khoản chi cho dịch vụ ăn uống tiếp khách, các hóa đơn thường gặp phải những sai sót liên quan đến các vấn đề như:
+ Tên hàng hóa, dịch vụ: Theo quy định tại Quyết định về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh thì không có ngành nghề “Tiếp khách” mà chỉ có dịch vụ ăn uống
+ Các hóa đơn có ghi Tên hàng hóa, dịch vụ là: Dịch vụ ăn uống hoặc ăn uống tiếp khách, cơm tiếp khách…thì kế toán chỉ cần ghi chung chung, không đính kèm bảng kê chi tiết các đồ ăn thức uống đã dùng.
Theo các công văn hướng dẫn của chi cục thuế, cục thuế thì các chi phí tiếp khách trong hóa đơn phải ghi rõ: Mặt hàng là các dịch vụ ăn uống và kèm theo bảng kê các món ăn, đồ uống…(theo Quy định về các chỉ tiêu trong hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ, các trường hợp xuất hóa đơn kèm Bảng kê, các hóa đơn chưa thực hiện đúng quy định sẽ rủi ro cao về thuế.
Theo quy định của Luật thuế TNDN thì các khoản chi phí tiếp tân, tiếp khách, lễ hội, khánh tiết, marketing, khuyến mại, quảng cáo…không vượt quá 15% tổng chi phí (Không bao gồm các khoản chi phí nêu trên). Đối với hàng hóa nhập khẩu thì giá mua của hàng hóa bán ra bao gồm thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có) và tổng chi phí đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hóa bán ra.
2. Các hóa đơn liên quan đến chi phí xăng xe
Các khoản chi phí xăng xe phát sinh khá nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay, chính vì vậy kế toán doanh nghiệp cần xem xét các khoản chi đó có thực sự hợp lý đối với tiêu hao nhiên liệu của 1 xe ô tô (khoảng bao nhiêu lít xăng/ 100 km)? Ngoài ra, doanh nghiệp cần xây dựng nhật trình xe phục vụ, ghi rõ quãng đường đi đến, chỉ số công tơ mét, tình trạng xe, nhiên liệu…để quản lý chi phí và tránh các rủi ro bị loại thuế GTGT, chi phí được trừ khi cơ quan thuế thanh kiểm tra.
3. Các hóa đơn cước vận chuyển
Tại thời điểm khảo sát, kế toán đơn vị chưa cung cấp được các hợp đồng vận chuyển, bảng kê cước vận chuyển… Trường hợp nếu cơ quan thuế thanh kiểm tra, nếu không cung cấp được các chứng từ chứng minh các khoản chi phí cước vận chuyển là khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, chứng minh cung đường đi – đến, số lượng hàng hóa vận chuyển thì các hóa đơn này sẽ bị loại thuế GTGT, truy thu thuế TNDN. Do vậy doanh nghiệp cần rà soát, bổ sung các giấy tờ trên để tránh khỏi những sai phạm.
4. Từ Tháng 7/2020 tăng mức giảm trừ gia cảnh lên 11 triệu/tháng và người phụ thuộc lên 4.4 triệu/người.
Theo quy định mới từ tháng 7/2020, sẽ tăng mức mức giảm trừ gia cảnh lên 11triệu đồng/tháng và NPT lên 4.4 triệu đồng/người, cụ thể:
Từ Quý 1 – Quý 2 tính theo mức giảm trừ cũ người phụ thuộc cũ
Từ Quý 3 – Quý 4 tính theo mức giảm trừ và người phụ thuộc mới
Quyết toán thuế TNCN cuối năm tính theo mức giảm trừ mới cho cả năm. Đây cũng chính là sai sót khi quyết toán thuế nhiều kế toán mắc phải do chưa cập nhật quy định về mức giảm trừ gia cảnh mới.
5. Giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc
Người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu người nộp thuế đã đăng ký thuế và được cấp mã số thuế.
Khi người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc sẽ được cơ quan thuế cấp mã số thuế cho người phụ thuộc và được tạm tính giảm trừ gia cảnh trong năm kể từ khi đăng ký. Đối với người phụ thuộc đã được đăng ký giảm trừ gia cảnh trước ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành thì tiếp tục được giảm trừ gia cảnh cho đến khi được cấp mã số thuế.
Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế.
Những đối tượng người phụ thuộc này phải đăng ký giảm trừ trước ngày 31/12 của năm tính thuế
6. Kê khai sai người lao động trong biểu mẫu 05-1-BK và 05-2BK
Mẫu 05-1-BK – áp dụng với các cá nhân có hợp đồng lao động dài hạn > 3 tháng và thuộc diện tính thuế thu nhập cá nhân theo biểu lũy tiến từng phần.
Mẫu 05-2-BK – áp dụng với các cá nhân có hợp đồng lao động ngắn hạn và có thời hạn <3 tháng thuộc diện tính thuế thu nhập cá nhân theo thuế suất toàn phần. * Trường hợp cá nhân vừa ký hợp đồng lao động thử việc (dưới 3 tháng) sau đó ký kết hợp đồng dài hạn > 3 tháng thì:
Hợp đồng lao động thử việc (dưới 3 tháng) kê khai vào mục 05-2-BK
Hợp đồng lao động dài hạn (trên 3 tháng) kê khai vào mục 05-1-BK
Hiện tại rất nhiều trường hợp đã được cơ quan bảo hiểm xã hội mời lên làm việc do kê khai sai các biểu mẫu từ 05-2-BK sang 05-1-BK. Đây cũng là một trong những sai sót khi quyết toán thuế thường gặp, chính vì vậy kế toán doanh nghiệp cần lưu ý.
7. Trích khấu hao tài sản cố định
Kế toán doanh nghiệp thực hiện trích khấu hao TSCĐ là xe ô tô không nhất quán, không tuân thủ theo hướng dẫn của pháp luật về khấu hao TSCĐ: Khung thời gian khấu hao là từ 8 – 12 năm (Doanh nghiệp trích khấu hao trong 84 tháng); Mức trích khấu hao theo phương pháp đường thằng: giá trị khấu hao các năm phải nhất quán.
8. Nghiệp vụ chuyển tài sản cố định sang Công cụ, dụng cụ do không đủ điều kiện ghi nhận là TSCĐ
Việc phân loại TSCĐ chưa đúng bản chất của loại tài sản. TK 21112: máy móc thiết bị chỉ dùng cho các doanh nghiệp sản xuất và với các loại máy văn phòng nên đưa vào TK 21114: Thiết bị văn phòng.
9. Xác nhận sai các người đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN thay
TH1: Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một tổ chức, cá nhân trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm.
TH2: Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức, cá nhân trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế kể cả trường hợp không đủ 12 tháng trong năm, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không có 10 triệu đồng đã được đơn vị trả thu nhập khấu trừ thuế 10% mà không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
TH3: Cá nhân là người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ đến tổ chức mới trong trường hợp tổ chức cũ thực hiện chia tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi doanh nghiệp. Cuối năm người lao động có ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức mới phải thu lại chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân do tổ chức cũ đã cấp cho người lao động (nếu có) để làm căn cứ tổng hợp thu nhập, số thuế đã khấu trừ và quyết toán thuế thay cho người lao động.
Cá nhân đủ điều kiện quyết toán thuế sẽ tính giảm trừ cho bản thân theo quy định mới nhất năm 2020 là 132 triệu/ năm (tương đương 11 triệu/tháng), cá nhân không đủ điều kiện quyết toán thuế sẽ tính theo số tháng làm việc thực tế x 9 triệu đồng.
10. Các bút toán phân bổ CCDC, trích khấu hao TSCĐ
Một trong những sai sót khi thực hiện quyết toán thuế liên quan đến bút toán phân bổ CCDC, trích khấu hao TSCĐ là do kế toán đơn vị thực hiện không nhất quán, không liên tục, có tháng phân bổ và trích khấu hao, có tháng không thực hiện. Như vậy không chỉ sai sót về mặt kế toán mà còn ảnh hưởng đến quyền lợi của doanh nghiệp.
11. Bút toán kết chuyển thuế GTGT cuối kỳ
Doanh nghiệp nên thực hiện bút toán kết chuyển thuế GTGT tương ứng với kỳ khai thuế GTGT ( theo tháng hoặc theo quý) chứ không nên thực hiện bút toán này vào thời điểm cuối năm tài chính.
Kế toán đơn vị có thể thực hiện sai bút toán kết chuyển thuế GTGT do số liệu không khớp đúng và không thể kết chuyển vượt quá số thuế GTGT được khấu trừ.
12. Các khoản vay và chi phí lãi vay
Tại thời điểm 31/12 các năm tài chính TK 111 (tiền mặt) luôn tồn quỹ nhưng Doanh nghiệp lại đi vay ngắn hạn và chi trả lãi vay. Như vậy có thực sự hợp lý và số liệu kế toán có phản ánh đúng thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị không?
Với sai sót trên, cơ quan thuế có thể nghi ngờ doanh nghiệp góp vốn ảo, khai khống (Luật doanh nghiệp nghiêm cấm hành vi góp vốn khống và có chế tài xử phạt) và bị loại chi phí lãi vay theo quy định của Luật thuế TNDN.
13. Các khoản chi hội nghị khách hàng phân bổ ghi nhận vào Chi phí trả trước và phân bổ
Cơ quan thuế chỉ chấp nhận các khoản chi này khi có đầy đủ các hồ sơ sau:
+ Kế hoạch thực hiện hội nghị khách hàng được cấp thẩm quyền phê duyệt ( Dự trù kinh phí, số lượng khách mời, mục đích thực hiện…)
+ Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán (nêu rõ kinh phí, địa điểm, thời gian thực hiện)
+ Danh sách khách mời, thông tin của khách mời.
+ Các hình ảnh, video…chứng minh.
14. Các hóa đơn mua hàng hóa kèm Bảng kê
Bên bán xuất hóa đơn hàng hóa cho doanh nghiệp kèm Bảng kê chi tiết nhưng Bảng kê không đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định chi tiết về hóa đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ: Bảng kê không có dấu của bên bán, không có thông tin đơn vị bán hàng, mua hàng, các chỉ tiêu Người bán hàng, Người mua hàng, Thủ trưởng đơn vị…
15. Thời hạn đăng ký mã số thuế cá nhân
Đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động . TH người lao động không có MST cá nhân sẽ không được làm cam kết 02-CK để tạm không khấu trừ thuế cá nhân và là trường hợp phải tự đi quyết toán thuế TNCN không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán.
Đăng ký MST cá nhân chậm nhất là trước khi thời điểm nộp quyết toán thuế TNCN hàng năm là 10 ngày.
Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.
Trường hợp cá nhân chỉ có duy nhất thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ nêu trên nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế thì cá nhân có thu nhập làm cam kết (theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) gửi tổ chức trả thu nhập để tổ chức trả thu nhập làm căn cứ tạm thời chưa khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
16. Tính và ghi nhận giá nhập kho hàng hóa
Giá hàng hóa nhập kho (Chuẩn mực số 02 về Hàng tồn kho): giá mua hàng hoá + Chi phí phát sinh từ hoạt động mua hàng hóa – Các khoản giảm trừ (giảm giá, khuyến mại…). Cụ thể đối với đơn vị: Giá ô tô nhập kho = Giá mua theo Hợp đồng ( Giá CIF hoặc FO8-) + Cước biển (nếu là nhập khẩu theo PT: FO8-) + Các loại thuế + Các chi phí Handing, THT, nâng rỗng, hạ rỗng, vệ sinh cont..+ Cước vận chuyển nội địa.
Kế toán đơn vị đã không phản ánh đúng giá hàng hóa nhập kho (Thay vì hạch toán vào Tài khoản 156: Hàng hóa thì kế toán đơn vị lại hạch toán vào tài khoản 142, 242 và kết chuyển vào Chi phí kinh doanh) dẫn đến giá xuất kho sai, giá vốn hàng bán sai.